Ein Admin kann die Daten aus der Personalakte nach beliebigen Filterkriterien auswerten.
Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links auf "
Berichte", dann darunter auf "
Personalakte". Sie haben nun die Möglichkeit, Filterkriterien für die Felder der Personalakte festzulegen und Filterkriterien für die Auswahl der Mitarbeiter.
Personalakte Filterkriterien
Im Bereich der Personalakte Filterkriterien können Sie ein neues Filterkriterium hinzufügen. Sie können dann ein beliebiges Datenfeld aus der Personalakte auswählen und je nach Datentyp stehen dann unterschiedliche Bedingungen zur Auswahl: bei einem Feld vom Typ Datum können Sie beispielsweise auf eine bestimmte Woche filtern, bei einem Feld vom Typ Text können Sie auf eine bestimmte Mindestlänge filtern.
Wenn notwendig, erstellen Sie mehrere Filterkriterien. Die Filterkriterien werden Und-verknüpft, das heißt, dass beim Ausführen der Auswertung nur diejenigen Personalakten und Mitarbeiter gefunden werden, bei denen
alle Filterkriterien zutreffen.
Mitarbeiter Filterkriterien
Über die Mitarbeiter Filterkriterien können Sie festlegen, welche Personalakten welcher Mitarbeiter ausgewertet werden sollen.
So können Sie beispielsweise nur die Personalakten der Mitarbeiter eines bestimmten Standortes oder einer bestimmten Abteilung durchsuchen lassen.
Auswertung ausführen
Wenn Sie die Auswertung per Klick auf den Button "
Anzeigen" ausführen, dann bekommen Sie die Mitarbeiter angezeigt, bei denen alle Filterkriterien zutreffen. Aus Platzgründen werden hier nur die Felder aus der Personalakte angezeigt, die in den Filterkriterien eingestellt wurden (jedoch nicht mehr als 7 Felder).
Über den Button "
Herunterladen" können Sie alle Daten aus der Personalakte herunterladen, beispielsweise als Excel-Datei. In der heruntergeladenen Datei sind dann alle Datenfelder der Digitalen Personalakte enthalten.
Damit Sie für Auswertungen, die Sie häufig benötigen, nicht jedes Mal die Filterkriterien neu einstellen müssen, können Sie die
Auwertungen und Suchen speichern.
Mit den
Suchfavoriten haben Sie sogar noch schnelleren Zugriff auf häufig benutzte Auswertungen. Die Favoriten werden auf dem Dashboard angezeigt und können mit einem Mausklick aufgerufen werden.
Beispiele
Auswertung: Bei welchen Mitarbeitern endet die Probezeit in den nächsten 30 Tagen?
Auswertung: Welche geringfügig Beschäftigten sind gesetzlich krankenversichert?